事務職への転職を考えているけれど、「未経験でも大丈夫？」「どんなスキルが必要なの？」と不安に感じていませんか？事務職は人気の職種ですが、競争率も高く、事前の準備が大切です。
本記事では、事務職への転職を目指す方に向けて、転職市場の動向や必要なスキル、注意点などを詳しく解説します。ぜひ参考にしていただき、万全の準備を整えて転職活動に臨みましょう！
事務職の転職市場の動向
事務職への転職を検討する際、まずは現在の転職市場の動向を把握することが重要です。以下にて詳しくみていきましょう。
求められる人材の特徴
企業が事務職に求める人材には、正確性と緻密性が求められます。事務職はデータ入力や書類作成など、細部に注意を払う業務が多いため、ミスなく業務を遂行できる能力が重要視されます。
また、社内外の関係者との調整や連絡が日常的に発生するため、円滑に情報を伝達し、協力関係を築けるコミュニケーション能力も大切です。さらに、業務内容や使用するツールが変化していくことがあり、新しい環境や業務に迅速に対応できる能力も求められています。
未経験者の採用傾向
事務職は人気が高く、求人数に対して応募者が多い職種として知られています。厚生労働省が発表した2023年9月のデータでは、事務系職種の有効求人倍率は0.32と、全体平均の1.23を大きく下回っています。
未経験者が採用されるためには、他の応募者との差別化が重要となり、前職で培った経験やスキルを事務職にどのように活かせるかを明確に伝えることも、採用担当者へのアピールポイントとなります。
事務職の主な業務内容
事務職は、企業の運営を支える重要な役割を担っています。具体的な業務内容は以下で詳しく解説します。
- 書類作成・管理
- データ入力・処理
- 電話・メール対応
- 来客対応
- 備品管理・発注
①書類作成・管理
事務職の基本的な業務の一つが、各種書類の作成と管理です。具体的には、請求書や見積書、契約書、会議の議事録など、さまざまな書類を作成します。書類は、会社の業務を円滑に進めるために欠かせないものであり、作成には正確さと迅速さが求められます。
書類作成では主にWordやExcelなどのオフィスソフトが使用され、定型フォーマットへの入力だけでなく、場合によっては一からの作成も行います。また、作成した書類を適切に分類・保管するファイリング業務も重要です。
②データ入力・処理
データ入力・処理は、事務職の中でも頻度の高い業務の一つです。具体的には、顧客情報や売上データ、在庫情報などを専用のシステムやExcelなどに入力し、必要に応じて集計や分析を行います。
特に正確性が重要な業務であり、入力ミスが事業全体に影響を及ぼす可能性があるため、注意深く作業を進める必要があります。最近では、データベースソフトや専用の業務システムを使用する機会も増えており、これらのツールの操作スキルも必要とされる場合があります。
③電話・メール対応
電話やメールでの対応も事務職の重要な業務の一つで、社内外からの連絡に対応します。相手の用件を正確に把握し、担当部署や担当者へ適切に取り次がなければなりません。また、問い合わせ内容によっては、自分で調べて回答することもあるでしょう。
丁寧かつ正確な言葉遣い、臨機応変な対応力、相手の状況を察する気遣いなど、高いコミュニケーション能力が必要です。また、複数の問い合わせに対して優先順位をつけて対応する能力や、適切な記録・管理を行うスキルも重要です。
④来客対応
来客対応は、企業の「顔」としての役割を果たす重要な業務です。来訪者に対して、最初に接するのが事務職であることが多く、その対応が企業の印象を左右します。具体的には、来客の受付、応接室や会議室への案内、お茶出しなどが挙げられます。
来客の目的や担当者を確認し、スムーズに対応することで、来訪者に安心感と信頼感を与えられるでしょう。待ち時間が発生する場合には、適切な声掛けや気配りをすることも大切です。
⑤備品管理・発注
備品管理・発注は、社内の業務環境を整えるための重要な業務です。具体的には、文房具やコピー用紙、OA機器など、オフィスで使用する備品の在庫管理や発注を行います。
在庫切れを起こさないように、定期的に在庫数を確認し、必要に応じて発注することが大切です。また、業者との価格交渉や納期の調整を行うこともあります。コスト意識を持ち、無駄な経費を削減することも事務職の重要な役割です。
事務職の転職に必要なスキルと資格
事務職への転職を目指す際には、業務を円滑に遂行するためのスキルや資格の取得を持っていると有利に働きます。ここでは、転職時にアピールできるスキルと資格について解説します。
基本的なPCスキル
Word、Excel、PowerPointなどのMicrosoft Officeソフトなどの基本操作は必須です。ビジネス文書の作成、データ入力、表計算、グラフ作成、プレゼン資料作成など、さまざまzな場面で使用します。
また、ビジネスチャットツールやその他のITツールの使用経験も求められることがあります。タッチタイピングの速度や正確性も、業務効率に大きく影響するため、転職前に練習しておくと良いでしょう。
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コミュニケーション能力
事務職は社内外のさまざまな人と関わるため、高いコミュニケーション能力が求められます。電話応対、メールのやり取り、来客対応などでは、相手に失礼のない言葉遣いやマナーはもちろん、相手の意図を正確に把握し、分かりやすく伝える能力が必要です。
また、複数人で仕事を進めることも多いため、周囲と協力し、円滑な人間関係を築けることも重要です。
取得しておくと有利な資格
| 資格名 | 説明 |
|---|---|
| MOS (Microsoft Office Specialist) |
|
| 秘書検定 |
|
| 簿記検定（日商簿記） |
|
| 日商PC検定（文書作成・データ活用） |
|
| TOEIC |
|
必須ではありませんが、MOS(Microsoft Office Specialist)、秘書検定、簿記検定などは、事務職の業務に役立つ資格として、転職時に有利になることがあります。
上記の表で紹介している資格を取得することで、業務に必要な知識やスキルを習得できます。ただし、資格はあくまでスキルの証明手段の一つであり、実務経験や実際の業務での応用力も重要です。
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未経験から事務職への転職ステップ
未経験から事務職への転職を成功させるためには、入念な準備と計画的な行動が大切です。ここでは、転職活動をスムーズに進めるための具体的なステップを解説します。
- 自己分析とキャリアプランの設定
- 応募書類の作成
- 面接対策
①自己分析とキャリアプランの設定
まずは、自分の強みや弱み、興味や価値観などを深く掘り下げて自己分析を行いましょう。過去の経験から、事務職で活かせるスキルや経験を見つけ出し、アピールポイントを明確にすることが重要です。
そして、「なぜ事務職に転職したいのか」「将来どのようなキャリアを築きたいのか」といったキャリアプランを具体的に設定しましょう。
②応募書類の作成
自己分析とキャリアプランに基づいて、履歴書と職務経歴書を作成します。未経験の場合は、職務経歴書に書くことが少ないため、自己PR欄で意欲やポテンシャルをアピールすることが重要です。
経験者の方は、これまでの経験を振り返って、事務職で活かせるスキルや仕事に対する熱意を具体的に記述しましょう。誤字脱字がないか、丁寧に見直しをすることも大切です。
③面接対策
書類選考を通過したら、面接対策を行います。事務職の面接では、志望動機、自己PR、これまでの経験、PCスキルなどについて質問されることが多いです。
自己分析で明確にした強みや、キャリアプランで設定した目標などを、具体的に伝えられるように練習しましょう。企業のホームページやIR情報を確認し、企業研究をすることも重要です。
なお、以下の記事では転職を成功させるための方法をより詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。
事務職に転職する際の求人の探し方
事務職の求人は、さまざまな方法で見つけることができます。自分に合った方法を選択し、効率的に転職活動を進めましょう。ここでは、主な求人の探し方を紹介します。
- 転職サイト・エージェント
- 人材紹介会社
- 企業のHPから直接応募
①転職サイト・エージェント
転職サイトやエージェントは、事務職の求人情報を探す際に非常に有効な手段です。特に大手の転職エージェントは、幅広い業界・職種の求人を網羅しており、事務職の求人も豊富に取り扱っています。
エージェントを利用する場合は、非公開求人の紹介や、キャリアアドバイザーによる履歴書・職務経歴書の添削、面接対策などのサポートを受けられます。ただし、担当者との相性やサポートの質が異なる場合があるため、複数のエージェントに登録し、自分に合ったサービスを選びましょう。
②人材紹介会社
人材紹介会社は、企業と求職者の間を仲介し、マッチングをサポートする専門企業です。求職者のスキルや経験、希望条件を詳細にヒアリングし、それに合致する求人を提案してくれます。
また、面接の日程調整や条件交渉など、転職活動全般にわたるサポートを提供しており、初めての転職や未経験からのチャレンジでも安心して利用できます。
ただし、サービスの質や取り扱う求人の内容は会社によって異なるため、複数の人材紹介会社を比較検討し、自分に合った企業を見つけることが大切です。
③企業のHPから直接応募
興味のある企業が明確にある場合、その企業の公式ウェブサイトを定期的にチェックし、直接応募する方法も有効です。多くの企業は、自社の採用情報ページで最新の求人情報を公開しており、直接応募することで、他の応募者よりも早く選考プロセスに進める場合があります。
直接応募は企業への熱意をアピールしやすく、採用担当者の目に留まりやすいというメリットがあるので、ぜひ検討してみましょう。
事務職への転職の注意点
事務職は人気の職種ですが、転職前に注意すべき点もいくつかあります。以下では、事務職への転職を検討する際に、特に注意しておきたいポイントを解説します。
給与や労働条件
事務職の給与は、他の職種と比較して高いとは言えない場合があります。特に、未経験者や経験が浅い場合は、給与が低めに設定されていることが多いです。
また、残業時間や休日出勤の有無、福利厚生なども、企業によって大きく異なります。求人情報をよく確認し、自分の希望する条件と合っているかを確認することが大切です。
競争倍率の高さ
事務職は人気が高く、求人に対する応募者数が多くなる傾向があります。特に、未経験者歓迎の求人や大手企業の求人には、多くの応募が殺到します。そのため、書類選考や面接の通過率が低くなる可能性があります。しっかりと対策を行い、他の応募者との差別化を図ることが重要です。
キャリアアップの難しさ
事務職は業務内容がルーチンワークになりがちで、専門性が求められる職種と比較してキャリアアップの機会が限られる場合があります。そのため、給与の上昇やポジションの向上が難しいと感じる方も少なくありません。
しかし、在職中に別の業務に関連する資格を取得し、専門性の高い分野へのスキルアップを図る道もあります。たとえば、経理や人事などの専門的な事務職への転向を目指すことで、キャリアの幅を広げることが可能です。
なお、キャリアアップについては以下の記事で詳しくまとめているので、ぜひ参考にしてください。
事務職への転職を成功させよう！
事務職への転職は、事前の準備と情報収集が成功の鍵です。求められるスキルや経験、未経験からの転職ステップ、求人の探し方、注意点などを理解し、自分に合った企業を見つけましょう。
自己分析を徹底し、キャリアプランを明確にすることで、転職活動を有利に進められます。この記事で解説したポイントを参考に、ぜひ事務職への転職を成功させてください！
事務職への転職を成功させるには、資格取得がおすすめです！ぜひProSkilllが開催するセミナーにご参加ください！
