【2025】入社手続きに必要な書類一覧表を紹介！提出方法や注意点・よくある質問も解説

転職などで入社を控える時期は、ワクワクした気持ちの一方で、不安や緊張を感じる方も多いのではないでしょうか。新しい環境に飛び込む前だからこそ、少しでも余裕をもって準備を整えたいものです。

この時期に注意しておきたいのが、入社手続きに必要な書類の確認と準備です。「書類の提出期限に間に合わない…」と焦ることのないよう、入社前には必ずチェックしておきましょう。

この記事では、入社手続きに必要な書類を一覧表で見やすくまとめました。提出方法や注意点も解説するので、入社前の不安をひとつずつ解消しながら、安心して入社当日を迎えましょう。

入社手続きに必要な書類とは？

入社手続きに必要な書類とは、会社に入るときに提出を求められる書類一式のことです。

一般的には、マイナンバーカードや年金手帳、雇用契約書、給与振込届出書、給与所得者の扶養控除等申告書などの提出が求められます。

入社時に書類が必要な理由

ところで、「なぜ入社手続きではこんなに多くの書類を提出しなければならないのだろう？」と疑問に感じる方もいるでしょう。

これらの書類が必要なのは、企業が法律に基づいて社員の情報を適切に管理し、各種手続きを進めるためです。例えば、社会保険の加入や給与の支払いなど、入社直後から必要となる手続きには、正確な個人情報が求められます。

入社に伴う主な手続きと必要となる情報

• 健康保険や厚生年金の加入手続き（氏名・生年月日・マイナンバーなど）
• 労務管理（勤務時間、通勤手段、連絡先などの雇用に関する基本情報）
• 給与の振り込み（給与を振り込むための銀行口座情報）

中には、「将来の転職に備え、入社時に必要な書類情報を得ておきたい」という思いの方もいるでしょう。転職の際は、転職エージェントを利用すると転職活動が効率的に進みます。

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入社手続きに必要な書類一覧表

入社手続きに必要な書類は多岐にわたるため、あらかじめ把握しておくと入社手続きがスムーズに進みます。ここでは、以下の2つに区分して、入社手続きに必要な書類を一覧表にしました。

1. 一般的な入社手続きで必要な書類
2. 会社によって必要な入社手続き書類

①一般的な入社手続きで必要な書類

まずは、一般的な入社手続きで必要な書類の一覧と概要をまとめた一覧表からご覧ください。

上記のように、入社手続きで必要な書類の内容は、新卒採用と中途採用で異なります。また、前年度の収入（アルバイトを含む）や扶養の有無によっても異なるため、自分自身の状況に当てはめながら書類をそろえましょう。

会社によって必要な入社手続き書類

会社によっては、入社手続きの際に上記以外の書類も必要です。それぞれ取得先が異なるので、必要な場合は計画的にそろえましょう。

入社手続きに必要な書類の詳細

続いて、入社手続きに必要な書類の詳細をご紹介しましょう。ここでは、先ほど紹介した「一般的な入社手続きで必要な書類」について解説します。

①雇用契約書

雇用契約書は、会社の勤務内容やルールを確認し、記録として残すことを目的とした書類です。一般的には、以下のような取り決めが記載されています。

• 仕事内容・勤務時間
• 給与・休日
• 退職条件

雇用契約書は労使間の雇用関係において重要な指針です。記載内容は今後働くうえで重要な項目ばかりなので、内容にきちんと目を通して納得したうえで署名・捺印しましょう。

②雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証は、雇用保険にすでに加入している中途入社の方の続きで必要な書類です。新卒の方の入社手続きでは提出の必要はありませんので、次の項目にお進みください。

この書類には「雇用保険被保険者番号」が記載されており、新しい勤務先で雇用保険の加入手続きを行う際に必要となります。退職時に前の勤務先から受け取っているはずなので、紛失していないか確認し、速やかに提出しましょう。

➂給与所得者の扶養控除等（異動）申告書（扶養控除申告書）

こちらは、年末調整や所得税の計算に使われる書類で、新卒・中途、扶養家族の有無にかかわらず、基本的にすべての社員が提出します。

主な目的は以下の通りです。

• 扶養家族の情報に基づく所得税額の計算
• 年末調整の対象者としての登録

提出していない場合、会社はその人を年末調整の対象者として扱えず、必要以上に所得税が差し引かれることもあります。税負担の軽減にもつながる重要な書類なので、家庭の状況に応じて正確に記入しましょう。

④年金手帳・基礎年金番号通知書

年金手帳は、厚生年金への加入手続きで必要となる「基礎年金番号」が記載された書類です。なお、2022年に「年金手帳」は廃止され、現在は年金加入時に送付される「基礎年金番号通知書」が代替してます。

今までは入社手続きには年金手帳が必要でしたが、現在は以下のいずれかで対応可能です。

• マイナンバーカード
• 基礎年金番号通知書

なお、基礎年金番号通知書は年金加入時に郵送されているので、手元にない場合はマイナンバーカードでの対応、もしくは再交付手続きをしておきましょう。

⑤源泉徴収票

源泉徴収票は、1年間に受け取った給与や支払い済みの所得税額などが記載された書類です。新卒・中途入社を問わず、入社前にその年の収入があれば、提出が必要です。例えば、以下のような場合が該当します。

• 前職の給与
• アルバイト収入

会社が入社時に前職等の源泉徴収票を求めるのは、その年の年末調整を見据えているからです。還付されるケースもあるため、必ず該当する職場で源泉徴収票を発行してもらってください。

⑥マイナンバーカード

マイナンバーカードは、個人番号が記載された身分を証明する書類です。入社時には、社会保険や税務関連の各種手続きで必要で、企業によっては以下の書類でも対応しています。

• 個人番号通知カード
• マイナンバーが記載された住民票の写し

提出書類の形式は、事前に会社からの案内を確認しましょう。マイナンバーカードのコピーを提出する場合は、個人情報が記載されているため、取り扱いには十分注意しておいてください。

⑦給与振込届出書

給与振込届出書は、毎月の給与を振り込む銀行口座を会社に知らせるための書類です。入社手続きの際に記入ミスがあると、給与の振込に遅れが生じる可能性があるため、以下の項目を確認しながら正確に記述しましょう。

• 銀行名・支店名
• 口座番号・口座名義

会社によっては口座情報を確認するために、通帳やキャッシュカードのコピーの提出を求める場合があります。

⑧健康保険被扶養者（異動）届・国民年金第3号被保険者関係届

こちらは、配偶者や子どもなどを健康保険の扶養に入れる場合に手続きが必要な書類です。扶養家族がない場合、この書類は必要ありません。

なお、扶養に入れる配偶者が国民年金第3号被保険者に該当する場合は、「第3号被保険者関係届」も提出します。この際、

• 家族のマイナンバー
• 家族の所得証明

などの情報や書類提出を求められることがあるので、必要な場合は早めに準備しておきましょう。会社からの案内を確認し、漏れがないように対応してください。

入社手続きに必要な書類を提出するまでの流れ

入社手続きに必要な書類を提出するには、ステップを踏んで漏れなく進めていきましょう。以下にその流れをまとめました。

1. 内定後に送付される案内書やメールを開く
2. 必要書類や提出期限、提出方法を確認
3. 住民票や年金手帳、マイナンバー通知書、源泉徴収票などを準備
4. 健康診断書が必要な場合は、指定の医療機関で受診
5. 提出書類に記入漏れや誤りがないか確認
6. 会社が指定する方法で提出

書類提出方法が郵送の場合は送付状を添え、持参の場合は事前に訪問日時を確認します。メールで書類を提出する場合は、ファイル形式（PDFなど）やファイル名、件名などが指定されているかを確認しておくと安心です。

この際、会社が指定する提出方法を遵守してください。提出方法に疑問点や不明点があれば、必ず書類提出前に確認しておきましょう。

入社手続きに必要な書類の準備ポイント

入社手続きに必要な書類を準備する際、ポイントを押さえておくと安心です。手続きをスムーズにするためにも、以下の点に注意しながら、早めに準備を進めておきましょう。

1. 入社手続きの必要書類は内容をよく確認しよう
2. 書類送付には追跡機能付きの郵送を選ぼう
3. 必要な印鑑を確認しよう
4. 重要書類はコピーの提出や手渡しを検討しよう

①入社手続きの必要書類は、内容をよく確認しよう

入社に関する書類を準備するときは、落ち着いて書類ごとの内容を一つずつ丁寧に確認することが大切です。特に以下のような基本情報は、記入漏れや誤記がないように注意しましょう。

• 住所・氏名・電話番号
• 口座番号
• マイナンバー

これらは書類ごとに記入欄の形式が異なるため、焦らず、丁寧に書くことがポイントです。

②書類送付には追跡機能付きの配送方法を選ぼう

提出書類を郵送する場合、「きちんと届いたかどうか不安…」という方も多いと思います。そんなときにおすすめなのが、追跡機能付きの郵送方法です。追跡機能が付いた配送方法は、主に以下のようなサービスがあります。

• 簡易書留
• レターパックプラス
• 追跡機能付き宅配

これらを利用すれば、配送状況をネットで確認でき、今どこにあるのかがすぐに分かります。送付後は追跡番号をメモしておき、必要があれば企業側に到着状況を確認しましょう。

➂必要な印鑑を確認しよう

入社書類では、提出する書類によって必要な印鑑の種類が異なります。あらかじめどの印鑑が必要かを確認し、不備がないように準備しておきましょう。

一般的な印鑑の使い分け・ポイントは以下の通りです。

• 一般的な書類は認印で対応できることが多い
• 身元保証書は保証人の実印と印鑑証明書が必要な場合がある
• 一部の企業ではデジタル印（電子印鑑）による提出を認めているケースもある
• 書類によっては押印欄の位置や形式が異なる場合がある

特に、実印が必要な書類は「印鑑証明書」の添付が必要であるため、市町村役場で早めに入手しておきましょう。

④重要書類はコピーの提出や手渡しを検討しよう

「年金手帳」や「マイナンバーカード」などの重要な公的書類は、原本ではなくコピーで提出しましょう。多くの企業は、これらの原本提出を必要としませんが、明記がない場合はできる限りコピーで対応しましょう。

これらの書類を郵送する際は、以下の点に注意が必要です。

• コピー提出でも問題ないか、事前に企業に確認する
• できれば入社日に手渡しするなど、より安全な方法も検討する

とくに再発行が難しい書類に関しては、郵送よりも直接渡す方法がおすすめです。大切な情報を安全に届けるためにも、提出方法には十分注意しましょう。

入社手続きに必要な書類を提出する際の注意点

入社手続きに必要な書類に不備があると、手続きが遅れてしまうこともあります。

「せっかく準備したのに、記入ミスで差し戻しになってしまった」ということにならないためにも、以下の注意点を押さえておいてください。

• 提出期限は必ず守り、保険や給与処理の遅れを防ぐ
• 氏名・住所・マイナンバーなどの個人情報は正確に記入する
• 書類が足りない・紛失したときは、すぐに会社へ相談する
• 郵送時は送付状を添え、簡易書留など記録が残る方法を選ぶ

近年、オンラインを使って提出する企業も増えてきましたが、デジタルであっても一つひとつ丁寧に取り組んでください。また、企業に訪問し、直接書類を提出する際には、あらかじめ社会人としてのマナーを身につけているか確認しましょう。

以下の記事は、接客時のマナーの基本について解説しています。社会人全般に通じる部分も多く、今後営業職に就く場合にも役立つ内容なのでぜひ参考にしてください。

【2025】接客とは？基本のマナーや接客力を上げる方法・注意したい言葉遣いを解説

入社手続き書類送付時の送付状の書き方

上記の注意点でお伝えしましたが、内定を得て入社書類を郵送する際は、送付状を添えるのがビジネスマナーです。しかし、入社手続きの書類送付の際、「送付状とは何？」「送付状の書き方が分からない」という方もいるでしょう。

送付状は「添え状」とも呼ばれ、主に以下の2つの役割を果たします。

• 書類提出の挨拶
• 同封されている書類の内容伝達

送付状は、上記画像のように、まず、あて先、送付日時、自身の情報、書類のタイトルを記述しましょう。その後、本文に進み、最後に同封書類情報を書いてまとめます。本文は、文頭に「拝啓」、文末に「敬具」といった頭語と結語を記述してください。

送付状は郵送の場合に必要

基本的に、送付状は入社手続き書類を郵送する際に同封するもので、直接手渡しする場合は必要ありません。メールで提出する場合は、メールの本文が送付状の代わりとなります。

入社手続きに必要な提出書類を提出する際、入社までの一連の流れも確認しておきましょう。

以下の記事では、入社までの流れや入社手続きを進める上での注意点について解説しているので、スムーズな入社を実現するためにも、ぜひご一読ください。

【2025】入社手続きの流れを徹底解説！入社に必要な書類や注意点なども紹介

入社手続きに必要な書類に関するよくある質問

最後に、入社手続きの書類に関して、多くの方が抱く疑問点を3つご紹介しましょう。

入社手続きに必要な書類についてまとめ

入社手続きの書類は数多くあるため、何が必要なのか分かりにくく、戸惑ってしまうという方も多いようです。そのようなときは、入社手続き必要書類を一覧表でチェックして抜けや漏れがないように確認しましょう。

入社時の書類には、すぐに手に入るものから時間がかかるものまで様々です。また、印鑑も実印が必要な場合は印鑑証明が必要となるので、さらに書類の数が増えてきます。入社手続きで必要な書類に迷った方は、ぜひ本記事の一覧表を参考にして、一つずつ準備を進めてください。