【2026】入社時に必要な書類一覧！新卒・中途別の必要書類や提出する際の注意点

「入社が決まったものの、提出する書類が多くて何を準備すればいいのかわからない」「会社から案内は届いたけれど、漏れや記入ミスがあったらどうしよう」と不安を抱える方も多いでしょう。

入社時に必要な書類は、新卒と中途で異なるものがあり、会社ごとに追加で求められるケースもあるため、正しく理解しておかないと手続きの遅延や不備につながる恐れがあります。

そこで本記事では、入社時に必要となる基本的な書類一覧に加え、新卒・中途別の違いや注意点を整理して解説します。提出時のマナーまで網羅して紹介しますので、ぜひご活用ください。

入社時に必要な書類一覧

まずは入社時に必要な種類を一覧表で紹介します。

以下の記事では、内定から入社時までの流れを解説していますので、あわせてご確認ください。

【2025】内定から入社までの流れを徹底解説！期間・注意点・業界別ポイントも紹介

共通して必要な書類

共通して必要な書類については以下の通りです。

雇用契約書

雇用契約書は、勤務時間や給与、休日などの労働条件を明確にする書類です。

入社後のトラブルを防ぐ役割があり、署名や押印をもって労働契約が成立するため、必ず内容をよく確認してから提出することが大切です。

雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証は、雇用保険に加入していることを証明する書類で、前職がある中途入社の方は必ず必要になります。

失業給付や教育訓練給付などの受給に関わるため、会社が手続きを行えるよう正確に提出することが求められます。

扶養控除等申告書

扶養控除等申告書は、扶養家族の有無や状況を申告するための書類で、所得税の金額や年末調整の計算に直結します。

記入内容に誤りがあると税額が変わるため、家族構成や生年月日などを正しく記入しましょう。

年金手帳

年金手帳は、基礎年金番号を確認するために必要で、厚生年金への加入手続きに使用されます。

近年はプラスチック製の基礎年金番号通知書で代替されるケースが増えており、紛失した場合は再発行の手続きが必要です。

源泉徴収票

源泉徴収票は、前職で支払われた給与や天引きされた所得税の額を証明する書類です。

入社年に複数の職場から収入を得ている場合、年末調整を正しく行うために必ず必要となり、会社側も正確な税務処理に用います。

マイナンバーカード

マイナンバーカードは、社会保険や税務手続きを行う際の本人確認に使われ、個人番号通知カードやマイナンバー入り住民票でも代用できます。

提出時にはセキュリティ面からコピーを求められることが多いため、慎重に扱うことが求められます。

給与振込口座届

給与振込口座届は、毎月の給与を受け取るための銀行口座情報を会社に伝える書類です。

口座番号や名義の誤りがあると給与が振り込まれない可能性があるため、通帳コピーの添付や記入内容の再確認はしましょう。

健康保険・年金の扶養関連届

健康保険や年金の扶養関連届は、配偶者や子どもなど扶養家族を社会保険や年金に追加する際に必要となる書類です。

扶養の有無によって保険料や給付内容が変わるため、該当する人がいる場合は漏れなく申告し、証明書類を添付することが求められます。

会社によって異なる書類

必要書類ではないものの、会社によっては提出が求められる書類について解説します。

健康診断書

健康診断書は、入社時点での健康状態を確認するために求められる書類です。

労働安全衛生法に基づく雇用時健康診断の結果を提出するケースが多く、直近3か月以内の診断結果が必要とされることもあります。

身元保証書

身元保証書は、従業員が会社に損害を与えた場合に備え、保証人を立てて署名・押印してもらう書類です。

特に金融業や機密情報を扱う企業では提出を求められることが多く、保証人には親や親族など信頼できる人が指定されます。

卒業証明書

卒業証明書は、最終学歴を正式に証明するために新卒入社時に多く求められる書類です。

提出によって履歴書に記載した学歴が正しいことを確認でき、場合によっては資格証明書や成績証明書を併せて求められることもあります。

住民票記載事項証明書

住民票記載事項証明書は、氏名や住所、生年月日などを正確に確認するために提出を求められることがあります。

労働者名簿の作成や社会保険・税務関連の登録に利用され、本人確認書類としての役割も果たします。

入社手続きに必要な書類については以下の記事でも詳しく解説していますので、あわせてご確認ください。

【2025】入社手続きに必要な書類一覧表を紹介！提出方法や注意点・よくある質問も解説

そもそも新卒と中途で必要書類は異なる？

入社時に提出する基本的な書類は、新卒・中途に関係なく共通するものが多いですが、違いもあります。

新卒の場合は、学籍に関する証明として「卒業証明書」や「成績証明書」などが必要とされることが多く、初めて社会人になるため健康診断書の提出を求められるケースも一般的です。学生時代には定期的な健康診断を受けていない人も多く、企業としても就業に支障がない健康状態であるかを確認する必要があるためです。

一方、中途採用では「源泉徴収票」や「雇用保険被保険者証」「離職票」といった、前職の勤務実績や税務処理に関わる書類が中心になります。

新卒は「学歴や就労前の状況」を証明する書類が多く、中途は「前職からの切り替え」に必要な書類が多いという点が大きな違いです。

入社時の書類を提出する際のマナーと注意点

入社時の書類を提出する際は以下3つのマナーと注意点を守りましょう。

1. 提出期限は守る
2. 書類の記入ミスや不備をなくす
3. 郵送・持参時のマナーを守る

①提出期限は守る

入社時に求められる書類は、会社側が社会保険や税務、給与振込などの手続きを進めるために必要なものです。提出が遅れると、健康保険証の発行が間に合わなかったり、初回の給与振込に支障が出たりする可能性があります。

そのため、指示された期限を必ず守ることが社会人としての基本的なマナーであり、余裕をもって準備・発送することで入社後の信頼にもつながります。

②書類の記入ミスや不備をなくす

提出する書類に誤字脱字や押印漏れ、添付不足があると再提出を求められ、結果として手続きが遅れることになります。

特に、銀行口座番号やマイナンバーといった数値情報に間違いがあるとトラブルの原因となるため、記入後は必ず見直しを行いましょう。また、コピーを手元に残しておけば、不備があった際にすぐ確認できるため安心です。

③郵送・持参時のマナーを守る

書類を郵送する場合は、送付状を添えて封筒に「入社書類在中」と明記し、紛失防止のために簡易書留など追跡できる方法で送るのが望ましいです。

直接持参する際は、封筒にまとめて準備し、「入社にあたり必要な書類をお持ちしました」と一言添えて丁寧に渡すと良い印象を与えられます。

入社時の書類提出がスムーズに進むポイント

入社時の書類提出をスムーズに行うためには、以下3つのポイントを留意しておきましょう。

1. 会社の人事部に確認しておく
2. 書類のコピーは必ず残しておく
3. 健康保険・年金手続きも同時に進める

①会社の人事部に確認しておく

入社時に提出が必要な書類は会社ごとに異なり、新卒や中途など状況によっても求められる内容が変わります。そのため、案内に書かれているものだけを鵜呑みにせず、不明点や準備に時間がかかる書類がある場合は早めに人事部へ確認しましょう。

例えば、住民票や卒業証明書のように役所や学校で発行手続きが必要なものは取得に数日かかるため、事前に確認しておくと余裕を持って準備できます。人事に相談することで、提出期限や書き方の細かいルールも把握でき、ミスや漏れを防げます。

②書類のコピーは必ず残しておく

入社書類は会社に提出すると手元に残らないため、後で確認が必要になったときに困るケースがあります。特に、扶養控除等申告書やマイナンバー関係の書類は記入内容を忘れてしまうと再確認が難しい場合もあるため、必ずコピーや写真を取って保管しておきましょう。

また、年末調整や転職時に必要になるケースもあるため、記録として残しておくことは自己防衛にもつながります。

③記入例や会社指定のフォーマットを必ず確認する

入社時に提出する書類は、どの会社でも同じように見えますが、実際にはフォーマットや記入ルールが企業ごとに異なっているため、必ず案内に添付されている「記入例」や指定のフォーマットを確認してから作成することが大切です。

例えば、日付を西暦で書くのか和暦で書くのか、フリガナをカタカナにするのかひらがなにするのかといった点は、会社がシステム入力を行う際の統一ルールとして決められているため、指示に従わないと差し戻しや修正が必要になります。

無料テンプレート付き｜入社手続き書類送付状の書き方

送付状とは、書類を郵送するときに「何を・どんな目的で送ったか」を相手に伝える添え状です。書き方の構成は以下の表を参考にしてください。

書類送付状に書く内容は上記の通りです。紙の書類は、A4用紙1枚に収め、書類の一番上に重ねて同封しましょう。送付状は以下のリンクからダウンロードできます。

入社時に必要な書類一覧についてのまとめ

入社時に必要となる書類は、新卒と中途で共通するものもあれば異なるものもあり、会社によって独自に追加で求められるケースも少なくありません。そのため、事前に一覧を確認し、不明点は人事部に問い合わせるなど正確な情報を把握しておくことが大切です。

また、提出期限を守る、記入例や会社指定のフォーマットを確認する、コピーを残しておくといった基本を徹底することで、手続きが遅れずに済むでしょう。本記事で紹介した注意点などを参考に必要書類を準備してください。